Печать документов в компании — что стоит знать? - Новости Дня
Trending Tags

Печать документов в компании — что стоит знать?

Практически каждый вид работы в офисе связан с обработкой печатных документов. В одних отраслях печатная форма документации необходима для повседневных задач, в других же характерна эпизодическая распечатка документов. Грамотное планирование процесса печати документов в компании требует учета нескольких важных факторов, индивидуальная адаптация которых к офисным условиям сэкономит время и затраты на печать. В статье рассмотрим, на что стоит обратить внимание при печати документов в офисе и какие дополнительные выгоды могут быть при печати в типографии.

Печать документов в офисе

1. Выбор устройства для печати документов

Выбор подходящего оборудования — первый шаг на пути к оптимальному планированию печати документов в компании. Предприниматели часто попадают в ловушку покупки самого мощного устройства в рамках своего бюджета. Теоретически такое решение может обеспечить низкую стоимость печати, но размещение одного устройства в офисе для поддержки всех сотрудников часто приводит к потерям времени и рабочего процесса. Еще одним аспектом является функциональность оборудования. Для некоторых действий требуются более продвинутые функции устройства, в то время как для других требуется только возможность печати документов.

Однако прежде всего следует подумать, какой тип устройства будет реально соответствовать потребностям компании или заказчика.

2. Тип устройства для печати документов

Тип устройства — это первый фактор, который следует учитывать при выборе оборудования. Основными факторами при выборе между черно-белым и цветным устройством являются цена покупки и эксплуатационные расходы. Выбрав подходящую модель, вы сэкономите не только на стоимости печати. Часто черно-белое устройство по той же цене, что и цветное устройство, обеспечивает гораздо большую эффективность.

  • Печать цветных документов

Печать брошюр и предложений, которые позже попадут в руки заказчика, требует качественной цветной печати. Такой выбор точно будет полезен отделам продаж и маркетинга. Все виды визуализаций, диаграмм или предложений выглядят намного лучше в цвете. Более того, они более разборчивы и привлекают внимание получателя. В результате ваши клиенты будут чаще обращать внимание на полученные от вас материалы, а также уделять им больше времени.

  • Печать черно-белых документов

Есть еще много преимуществ использования черно-белых устройств. Такое оборудование часто дешевле купить, а затраты на его использование, по сравнению с цветной печатью, очень низкие. В некоторых рабочих группах черно-белых документов будет более чем достаточно. Примеры включают печать внутренних документов компании или счетов-фактур. Еще одним видом документа, который достаточно распечатать в черно-белом режиме, является архивная документация. Благодаря этому вы также сэкономите на расходах на печать.

3. Функционал и печать документов

Если вы хотите оптимизировать печать документов в своей компании, примите во внимание дополнительные возможности, которые предлагают устройства. Благодаря им вы сможете легко оптимизировать процесс печати, обезопасить конфиденциальные данные или эффективно управлять печатью в компании. Если устройство, стоящее, например, в коридоре, должно обслуживать большее количество людей, стоит подумать о системе идентификации пользователей, которая позволяет авторизовать пользователя на устройстве и эффективно управлять печатью документов в компании.

Еще одна функция, которую следует рассмотреть перед покупкой устройства, — это возможность последующей печати. Это функция, которая хорошо работает в офисах, где имеется от нескольких до десятков устройств и где печатаются данные, которые должны попасть только в руки того, кто заказывает печать. В этом случае доступ к печатной документации будет иметь только тот, кто войдет в систему.

Это лишь небольшие примеры множества полезных функций, которые могут дополнительно предлагать устройства. Современное оборудование предлагает широкий спектр возможностей, которые можно индивидуально адаптировать к вашим потребностям.

3. Количество устройств для печати документов

Еще один аспект, который стоит проанализировать, — окажет ли покупка одного устройства оптимальное влияние на рабочий процесс вашего офиса. Если в компании печатают много документов, то необходимо производительное устройство, т.к. большое количество людей, печатающих отдельные страницы, могут столкнуться с проблемами и тратить время на ожидание отпечатков. Поэтому стоит продумать оптимальное расположение устройств в офисном помещении.

4. Как оптимально спланировать печать документов в компании?

Чтобы оптимально спланировать печать документов в компании, стоит обратить внимание на:

  • выбор подходящего типа устройства,
  • выбор между одним и несколькими принтерами,
  • оснащение устройства дополнительными опциями и функциями

Печать документов в типографии

Если компаниии необходимо напечатать быстро и большое количество документов, а принтер еще не выбран, то оправданным решением будет передать печать документов типографии. Что вы получите в таком случае:

  • высокое качество печати, особенно при использовании графических элементов и мелкого текста. Т.к. типографии используют качественные расходные материалы, отпечатки будут устойчивы к воздействиям температуры, влаги, солнечным лучам, отпечаткам пальцев
  • оперативность — в профессиональных типографиях используется оборудование с высокой скоростью печати, которая может достигать до 100 листов/минуту
  • выгодную стоимость одного отпечатка, благодаря низкой себестоимости печати оборудования
  • постпечатную обработку: брошюровку, ламинацию, фальцовку
  • дополнительные услуги: копирование и сканирование

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Previous post Будет ли недорогой веб-хостинг хуже дорогого? Проверьте разницу